5 Quick Wins mit Flow im Marketing
08.11.2019 | Alex Jacker | 6 min Lesezeit
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5 Quick Wins im Marketing mit Microsoft Power Automate

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Wer kennt sie nicht, diese lästigen und oft zeitraubenden Routineaufgaben des Büroalltags? Sie gehören in jeder Branche zum Daily Business, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten und damit verbundene Prozesse effizienter zu gestalten. Doch müssen diese Aufgaben denn immer unliebsame Zeitfresser sein? Nicht zwangsläufig, denn gerade in Geschäftsbereichen wie dem Marketing stehen immer wieder Aufgaben an, die toolgestützt optimiert werden können. Deshalb geben wir euch 5 Quick Wins mit Microsoft Power Automate (ehemals Flow) an die Hand, um häufig wiederkehrende Prozesse im Marketing deutlich schneller und effizienter abzuwickeln.

Was ist Microsoft Power Automate?

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Hierbei handelt es sich um einen Teil der Microsoft Office 365 Produktpalette, welcher durch automatisierte Workflows unseren Alltag erleichtern soll. Dabei agiert Power Automate als Bindeglied zwischen den einzelnen Tools und nimmt uns unter anderem Routineaufgaben oder sich ständig wiederholende Arbeitsschritte ab.
Zunächst gilt es Aufgaben zu identifizieren, die möglichst standardisierbar sind und sich sinnvoll automatisieren lassen. Um daraufhin einen entsprechenden Workflow zu erstellen, müssen wir uns nur einmalig die Zeit nehmen ihn zu definieren. Dazu geben wir dem Programm die entsprechenden Anweisungen, damit es also weiß wie es zu reagieren hat, wenn ein bestimmtes Ereignis eintritt. Anschließend müssen wir diese Arbeitsabläufe nach der Power Automate-Definition selbst nie wieder erledigen.
Workflows mit einer geringen Komplexität lassen sich intuitiv erstellen und eine Vielzahl bereitgestellter Vorlagen erleichtern den Einstieg und den Umgang mit dem Programm.

Eventplanung

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Das Gästemanagement kann in der Eventplanung schnell unübersichtlich werden und zum Mammutprojekt ausarten. Hier kann mit Microsoft Power Automate der Prozess entscheidend vereinfacht werden. Ihr könnt beispielsweise SharePoint-Listen mit euren einzuladenden Personen erstellen und alle Gäste automatisch mit einer personalisierten E-Mail einladen. Sämtliche Zu- oder Absagen werden dann über ein Formular mit Microsoft Forms abgefragt und automatisch in den SharePoint-Listen aktualisiert.
Um die Listen laufend aktuell zu halten und nicht jeder einzelnen Antwort persönlich nachgehen zu müssen, kann zusätzlich ein Workflow zur Erinnerung erstellt werden. Dazu wird zu einem bestimmten, vordefinierten Zeitpunkt eine E-Mail an alle Personen gesendet, die bislang noch kein Feedback gegeben haben. Ebenso lässt sich auf diese Weise kurz vor der Veranstaltung eine Terminerinnerung an alle schicken, die zu der Veranstaltung zugesagt haben.

Workflow Power Automate
Möglicher Workflow für das automatisierte Gästemanagement bei der Eventplanung

Interne Informationen

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In vielen Unternehmen ist es üblich, relevante Informationen entweder auf der eigenen Internetseite oder im Intranet zu veröffentlichen. Doch gerade junge Mitarbeiter sind es mittlerweile viel eher gewöhnt, Push-Nachrichten über Messenger zu erhalten, wie beispielsweise über WhatsApp. Um diese Gewohnheiten und Arbeitsweisen im Unternehmenskontext zu berücksichtigen, kann die Implementierung eines Workflows hilfreich sein. Dieser kann zum Beispiel genutzt werden, um eine Nachricht in Slack oder Microsoft Teams abzusetzen, sobald eine Neuigkeit im SharePoint Intranet oder auf der Webseite des Unternehmens veröffentlicht wird.

Aufgabenverwaltung & Termine im Team

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Teamkoordination und Aufgabenverwaltung gehören zu den unliebsamen To Do’s eines jeden Projektmanagers. Doch mit Microsoft Power Automate können sämtliche Aufgaben, welche im Microsoft Planner erstellt und den jeweiligen Teammitgliedern zugewiesen wurden, automatisch als Kalendereintrag im Team-Kalender angezeigt werden. Somit sind die wichtigsten Termine des ganzen Teams immer für alle auf einen Blick einsehbar. Weitere Workflows wie zum Beispiel eine automatisch generierte E-Mail beim Schließen von Tasks zur Qualitätskontrolle können ganz einfach eingerichtet werden.

Genehmigungsverfahren vereinfachen

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Gerade im Marketing sollten bestimmte Dokumente immer einen klaren Genehmigungsprozess durchlaufen, da die Unterlagen meist direkt an den Kunden gehen und dementsprechend hohe Qualitätsansprüche erfüllt werden müssen. Wichtig ist es dabei immer den Überblick über Status und Aktualität dieser Dokumente zu bewahren.
Mit diesem Workflow geht das ganz einfach: Mittels einer eigens für solche Dokumente eingerichteten SharePoint Bibliothek und einem verbundenen Freigabe-/Genehmigungsprozess können hier schnell und effektiv unnötige Kommutation und Verwechslungen der Dokumente vermieden werden.

Instagram Team

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Social Media muss authentisch und dauerhaft bespielt werden, um die volle Wirkung entfalten zu können, auch mal am Wochenende oder während der Urlaubszeit. So macht es nur Sinn, diese Arbeit auf mehrere Schultern zu verteilen. Oft werden daher Unternehmensaccounts in Instagram nicht nur von einer einzelnen Person verwaltet und gepflegt. Durch die Erstellung einfacher Workflows werden alle relevanten Personen über die Aktivitäten auf dem Laufenden gehalten, ohne dass dabei zusätzliche manuelle Arbeit anfällt.
Ein möglicher Workflow wäre die automatisierte Benachrichtigung in einem ausgewählten Kanal über Microsofts Teams, sobald ein Instagram Post über den verknüpften Account veröffentlicht wird. Um diese Social Media Aktivitäten gut nachvollziehen zu können, bietet sich außerdem das Erfassen der Posts in einer Excel Tabelle an. Diese Reportings können dann bei Bedarf als Weekly Summary zur Information an das Management geschickt werden.

Fazit

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Es lohnt sich also, das Workflow Tool von Microsoft näher anzusehen und für wiederkehrende Routineaufgaben einzusetzen, nicht nur im Marketing sondern auch in weiteren Geschäftsbereichen. Mit kleinen Kniffen lassen sich bereits einige Dinge im Arbeitsalltag deutlich erleichtern und durch die bereitgestellten Vorlagen fällt der Einstieg in die Thematik nicht schwer. Darüber hinaus lassen sich aber auch komplexere Aufgaben mit vielen Abhängigkeiten mithilfe der Workflows abbilden. Dazu bedarf es allerdings ein tieferes Verständnis im Umgang mit den Office 365 Produkten und teilweise sind sogar Programmierkenntnisse gefragt.
Für den Einstieg gilt aber: Einfach mal ausprobieren und gerne auch mit uns dazu austauschen!

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Alex Jacker

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