Altdaten Historisierung mit MARS
28.05.2020 | Jan-Niklas Schmücker | 6 min Lesezeit
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Altdaten und die Problematik der Historisierung

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Das Abschalten von Altsystemen und die damit verbundene Historisierung der Altdaten gehören zu den IT-Projekten, die viele Firmen gerne aufschieben oder versuchen zu vermeiden. Oft fürchten IT-Abteilungen, dass Daten verloren gehen, Projekte zu komplex, zeitaufwendig und damit auch teuer werden. Doch was, wenn es sich nicht mehr vermeiden lässt, weil Anwendungen in die Cloud migriert werden oder Softwareanbieter komplett neue Systeme in den Markt bringen und alte nicht mehr unterstützt werden?

Im Kontext unserer Aktivitäten im M&A Bereich begegnen wir einem weiteren Grund für solche Veränderung. Häufig sind Investoren in M&A Prozessen im Rahmen von Unternehmenskäufen aus Gründen der Auditierung oder der Einhaltung der 10-Jahres-Frist für Finanzdaten gezwungen, alte Legacy Systeme weiter am Leben zu erhalten. Beispiele dafür können alte ERP Systemversionen sein, ganz egal ob im Bereich SAP, AS/400, JD Edwards oder ähnliches. Gleiches gilt für Lösungen, welche auf eigenentwickelten Systemen aufsetzen, die historisch gewachsen sind aber leider meistens nur von einem kleinen Kreis der Mitarbeiter verstanden, geschweige denn gewartet oder weiterentwickelt werden können. Sollte hier ein essenzieller Mitarbeiter, aus welchem Grund auch immer, die Firma verlassen, stehen Unternehmen oft vor dem Problem, wie sie mit dieser Eigenentwicklung und den darin enthaltenen Daten umgehen sollen.

Datenberge und ihre vermeintliche Wichtigkeit

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Viele IT-Abteilungen werden mit einer enormen Datenmenge konfrontiert, wenn es um die Altdatenpflege geht. Da ist es natürlich kein angenehmes Thema, wenn man darüber spricht ein Altsystem abstellen zu müssen und die Altdaten zu migrieren. Doch das vermeintliche Risiko, der befürchtete enorme Aufwand und die damit verbunden Kosten, müssen kein Problem darstellen. Eine solche Migration ist auch eine Chance, sich von überflüssigen Daten und Kosten zu befreien. Wer hier auf einen standardisierten Prozess setzt, kann durch eine gekonnte Datenanalyse und die richtig durchgeführte Migration Zeit und Geld sparen. Am Beispiel des vorher geführten M&A Szenarios kann diese Einsparung im deutlich zweistelligen Prozentbereich liegen, da regulatorische Anforderungen erfüllt werden, gleichzeitig das Ursprungssystem aber nicht in einem betriebs- und auditierungsfähigen Zustand gehalten werden muss.
Hierbei sind nicht nur die reinen System- und Lizenzkosten zu betrachten, sondern auch die ggf. anfallenden Personalkosten zur Beibehaltung des notwendigen Know-hows rund um diese Legacy Systeme.

Vorteile durch M.A.R.S.

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Zur Lösung dieser Herausforderung hat die T-Systems vor einigen Jahren die sog. M.A.R.S. Plattform entwickelt und auf den Markt gebracht. M.A.R.S. steht für Managed Application Retirement Services. Mit diesem Service können Daten aus komplexen ERP- und Non-ERP Systemlandschaften in einer zentralen Cloud-Plattform historisiert werden. Um einen besseren Überblick zu bekommen, werden die vorhandenen Altsysteme mit einem Datenanalysetool verarbeitet und ausgewertet. Dabei liegt der Fokus insbesondere darauf, die Datenströme der Altlösung zu verstehen und Nutzungsverhalten sowie Archivierungsbedarf zu erkennen. Im Ergebnis dieses Schritts erhält der Kunde eine genaue Übersicht über den Archivierungsbedarf sowie die zugehörigen Möglichkeiten, als auch eine Empfehlung, welche Datenströme oder -silos ggf. im Rahmen der Archivierung entfallen können.
Dabei ist es wichtig, den Unterschied zwischen der Historisierung und der klassischen Archivierung von Daten zu verstehen. Bei einer Historisierung ist es Sinn und Zweck den Datenbestand und dessen Qualität zu erhalten und die Bereitstellung der Daten in einer einfach zugänglichen Form für eine aktive Nutzung zu gewährleisten. Hier ist es vor allem hervorzuheben, dass die Entwicklung der Daten bei einer Historisierung nachvollziehbar ist. Bei einer Archivierung ist dies nicht der Fall. Hier werden Daten zu einem bestimmten Zeitpunkt übernommen und es ist nicht mehr nachvollziehbar, wie es zu diesem Stand gekommen ist. Die durchgeführte Datenanalyse wird die Kritikalität, die jeweilige Datenstrategie des Unternehmens berücksichtigen und dieses Ergebnis, in einen standardisierten, hochsicheren und allen Compliance-Anforderungen entsprechenden Prozess überführen, welcher es dann ermöglicht die Altdaten in einer dedizierten Umgebung jederzeit abzurufen.
Als weiterer Effekt dieser Datentransformation und den damit einhergehenden Kosteneinsparungen, ist die Reduktion der relevanten Datenmengen, welche zukünftig rechtssicher, nach EU-DSGVO Standards und in Langzeitsystemen verfügbar jederzeit über einen Webbrowser eingesehen werden können.

Wann macht die M.A.R.S. Plattform Sinn?

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Aufgrund unserer Erfahrungen aus der Praxis haben wir drei wesentliche Einsatzgebiete für M.A.R.S. identifiziert: M&A IT, IT-Struktur und Compliance.
Ob Fusionen, Unternehmenskäufe, Betriebsübergänge, fremdfinanzierte Übernahmen, Out- und Insourcing, Spin-offs, Carve-Outs oder Unternehmenskooperationen, die Nutzung der M.A.R.S. Plattform erweist sich in vielen M&A Szenarien als sinnvoll.
Darüber hinaus kann M.A.R.S dabei helfen die IT-Strukturen auch in komplexen Situationen zu managen, wie beispielsweise bei der Konsolidierung zweier Systeme, dem Wechsel auf neue Systeme aber auch bei zunehmender Cloudifizierung.
Mit M.A.R.S erfolgt die Verwaltung der Altdaten aber nicht nur strukturiert, sondern vor allem auch unter Berücksichtigung der Compliance Anforderungen, zum Beispiel im Rahmen des Data Retention Management, bezüglich der Aufbewahrungspflicht sowie im Umgang mit verschiedenen Release Ständen.
Um diese Problematiken zu reduzieren und unseren Kunden eine weitere Möglichkeit der Kostenreduzierung zu ermöglichen, mit der gleichzeitigen Gewissheit, dass alle notwendigen Altdaten strukturiert und Compliance technisch gemanagt werden, sind wir eine Kooperation mit der T-Systems eingegangen. Dabei können wir Sie sowohl in der Auswahl und Identifizierung der richtigen M.A.R.S. Strategie beraten als auch gemeinsam mit der T-Systems die Einführung und Migration der Daten begleiten.

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Jan-Niklas Schmücker

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