Digitale Transformation am Arbeitsplatz
06.12.2017 | Mathias Müller | 8 min Lesezeit
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Digitale Trans­formation am Arbeits­platz – Gemeinsam zum Erfolg!

Eine effektive Kollaborationsstrategie, unterstützt durch den Einsatz innovativer Technologien, kann zum entscheidenden Erfolgsfaktor für Unternehmen werden.

Unsere Gesellschaft wird digital

Durch den rasanten technologischen Fortschritt und die Digitalisierung hat sich unsere Art zu kommunizieren stark verändert. Per Smartphone ist der Zugriff auf jegliche Kommunikationsmedien immer und überall gewährleistet. Das Versenden von Nachrichten, die Absprache von Terminen oder das schnelle Teilen von Bildern geht heute intuitiv per App. Auch die Arbeitswelt verändert sich. Klassische Strukturen, in denen sich sämtliche Teammitglieder zur selben Zeit, im selben Büro befinden, gehören mehr und mehr der Vergangenheit an. Home Office, arbeiten an dezentralen Standorten oder im Café mit WLAN Verbindung sind Teil unserer Kultur geworden.

Mit diesen neuen Anforderungen müssen moderne Unternehmen Schritt halten und ihre altbewährten Methoden und Prozesse überdenken. Ist es noch zeitgemäß, Informationen und Daten per Telefon oder E-Mail auszutauschen und Präsenzmeetings abzuhalten? Auch die Zusammensetzung von Teams in globalen Unternehmen ändert sich, sodass immer mehr Teamwork über starre und funktionelle Strukturen hinweg erforderlich ist. Vermehrt befinden sich die einzelnen Mitglieder an unterschiedlichen Orten oder sogar in verschiedenen Zeitzonen. Um unter diesen veränderlichen Bedingungen dennoch eine effiziente Zusammenarbeit zu gewährleisten, bedarf es daher innovativer Lösungen, wie der Modern Collaboration Plattform von unserem Partner MondayCoffee.

Gemeinsam stark – digatus und MondayCoffee

Ab dem Jahr 2000 war das Schweizer Unternehmen MondayCoffee bei seinen Kunden unterwegs und entwickelte maßgeschneiderte Software-Lösungen. Häufig war die Anforderung des Kunden, intelligente Lösungen für die Zusammenarbeit und Kommunikation in einer sich verändernden Arbeitswelt zu finden. Mit der Veröffentlichung von Microsofts SharePoint eröffnete sich die Möglichkeit, eine individuelle Lösung auf ein Standard-Framework eines international etablierten Softwarekonzerns aufzubauen. Durch die kontinuierliche Weiterentwicklung und die Integration in Office 365 bildet das Framework eine ideale Grundlage für die innovative Zusammenarbeits- und Dokumentenverwaltungslösung von MondayCoffee.

Mittlerweile ist MondayCoffee goldzertifizierter Microsoft Partner und pflegt eine enge Partnerschaft mit Microsoft. Das Produkt des Unternehmens hilft den Kunden und deren Mitarbeitern dabei schnell, effizient und ortsungebunden zusammenzuarbeiten. Mit CoffeeNet 365 wurde eine out-of-the-box Lösung entwickelt und etabliert. Gestützt auf Microsoft SharePoint, Azure, Skype for Business und sämtliche Office 365 Applikationen, bildet das Produkt die Basis für eine erfolgreiche digitale Transformation.

MondayCoffee und digatus haben es sich zum Ziel gesetzt, Unternehmen und deren Mitarbeiter auf dem Weg hin zu moderner und effizienter Kollaboration bestmöglich zu unterstützen.

 

zu unserem Partner MondayCoffee

Wachsende Herausforderungen im Berufsalltag

Unternehmen sehen sich immer wieder mit neuen Herausforderungen konfrontiert. Es gilt, junge Talente zu finden und diese an das Unternehmen zu binden. Die heutige Generation betreibt Multitasking und kommuniziert in Echtzeit, gemäß der Denkweise: mobil, immer und überall. Sie erwartet fließende Übergänge zwischen den einzelnen Technologien und betreibt aktives Networking. Um diese Generation zu erreichen, müssen Unternehmen ein attraktives und modernes Arbeitsumfeld bieten. Die allgemeine Arbeitszufriedenheit und Mitarbeitermotivation zu verbessern und eine angemessene Work-life Balance sicherzustellen, steht ebenfalls im Interesse der Arbeitgeber. Darüber hinaus erfordert die Verwaltung einer meist globalen Organisation viele Ressourcen und hohe Aufmerksamkeit.

Auch die Mitarbeiter müssen sich mit wandelnden Aufgaben auseinandersetzen. Sie werden konfrontiert mit einer Flut von E-Mails und zahlreiche Meetings fordern ihre Aufmerksamkeit. Eine aufwändige Suche nach vorhandenem Wissen kann unnötigen Zeitdruck verursachen. Erschwert wird die Arbeit außerdem durch umständliche Medienbrüche beim Einsatz verschiedener Geräte. Ständige Erreichbarkeit und organisationsübergreifende Zusammenarbeit sorgen für immer komplexere Arbeitsweisen.

Warum sich moderne Zusammenarbeit lohnt?

Die Partnerschaft von digatus und MondayCoffee zielt auf eine Verbesserung der Produktivität ab und soll durch den optimalen Einsatz der Ressourcen die Effizienz steigern. Eine strukturierte, schnelle, verständliche und etablierte Kollaboration erleichtert den Arbeitsalltag der Mitarbeiter und sorgt für eine wirksamere Kommunikation, sowohl intern als auch extern. MondayCoffee ermöglicht es einem Team, gleichzeitig an Dokumenten zu arbeiten und Notizen zu teilen. Dies schafft eine höhere Transparenz für alle Teammitglieder. Durch den Online Task Manager und das einfache File Sharing lässt sich die Arbeit in Gruppen besser strukturieren und organisieren. Die Schaffung eines mobilen Arbeitsplatzes erhöht die Flexibilität der Mitarbeiter und macht das Unternehmen attraktiver für Bewerber.

Da CoffeeNet 365 eine ready-to-use Lösung ist, bedarf es lediglich minimaler IT-Unterstützung zur Implementierung. Für weitergehende Anforderungen kann CoffeeNet 365 außerdem noch individuell angepasst werden. Die Software kann als zusätzliche Plattform eingesetzt werden oder im besten Fall bestehende Insellösungen für Intranet, Fileserver, Dokumentenverwaltung und soziale Kommunikations-Tools in einer zentralen Lösung abbilden.

Erfolgreich integrieren mit Innovative Consulting!

Doch der Einsatz der geeigneten Software ist lediglich ein Teil des Wandels hin zu moderner Zusammenarbeit im Unternehmen. Durch CoffeeNet 365 wird ein digitaler Arbeitsplatz geschaffen, welcher in die bestehenden Strukturen und Arbeitsweisen integriert wird. Der erste Schritt dafür ist ein unverbindlicher, initialer Discovery Workshop, welcher aufzeigen soll, wie CoffeeNet 365 den individuellen Anforderungen eines jeden Unternehmens gerecht werden kann. Neben der maßgeschneiderten Integration in die Abläufe ist die Akzeptanz beim Anwender maßgeblich für die Nutzung im Alltag verantwortlich. Dies wird durch das frühe Einbeziehen von Key Usern, Workshops und Schulungen gewährleistet. digatus begleitet Unternehmen während der gesamten Projektdauer, um die Zusammenarbeit der Mitarbeiter erfolgreich zu modernisieren und effizienter zu gestalten.

Dabei folgt digatus einem einfachen Einführungsansatz für eine reibungslose Implementierung, wobei der Hauptfokus weniger auf der Technik als vielmehr auf Changemanagement liegt. Zunächst wird CoffeeNet 365 als out-of-the-box Lösung installiert. Eine Gruppe von Pilotanwendern wird ausgewählt, um die Plattform mit wenigen Modifikationen zu testen. Während dieser ersten Testphase stellt sich heraus, ob der Standard eventuell angepasst werden muss. Nach den individuellen Anpassungen erfolgt ein schneller Rollout für die restlichen Mitarbeiter des Unternehmens. Während der gesamten Implementierungsphase betreibt digatus aktives Governance und strebt stets nach einer hohen Benutzerakzeptanz.

Mathias Müller

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