Umfragen mit Office 365 Tools automatisieren
13.03.2020 | Edouard Streit | 9 min Lesezeit
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Mit Office 365 Mitarbeiter­befragungen automatisieren

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Unter dem Einsatz der umfangreichen Microsoft Office 365 Produktpalette haben wir zum Jahresbeginn unsere interne Mitarbeiterbefragung neu aufgesetzt. Wie wir dabei im Einzelnen vorgegangen sind, beschreibt Edouard Streit anhand unseres Praxisguides, der auch zum Nachmachen anregen soll.

Ausgangssituation

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Um die allgemeine Stimmung und Zufriedenheit innerhalb des gesamten digatus Teams zu ermitteln, führen wir seit einiger Zeit eine interne Mitarbeiterumfrage durch. Sie wird vierteljährlich ausgespielt und stellt dabei Fragen zu unterschiedlichen Themengebieten, wie beispielsweise der Arbeitsumgebung, Zusammenarbeit oder Innovationskraft. Ziel der Umfrage ist es, Verbesserungspotentiale zu erkennen und diese wenn möglich umzusetzen.

Anführungszeichen
Mit der Mitarbeiterumfrage wollen wir die interne Zufriedenheit ermitteln und Verbesserungsvorschläge aus Mitarbeitersicht erhalten. Daraus konnten bisher beispielsweise Ideen für Teamevents und Büroverschönerungen erhoben und umgesetzt werden.
Jasmin Neamtu
Jasmin Neamtu
HR

Bislang erfolgten die Ausspielung und Auswertung der Umfrage manuell über ein eigenständiges Umfrage-Tool. Durch die zusätzlichen Kosten und den Aufwand der manuellen Aufbereitung der Ergebnisse wurde das Tool für uns unpraktikabel, weshalb wir uns nach einer langfristigen Alternative umsahen.
Wir entschieden uns schließlich dazu, für die Umsetzung komplett auf Microsoft Office 365 zurückzugreifen. Die Office 365 Umgebung ist bei uns bereits in vielen Unternehmensprozessen etabliert und bietet sämtliche Komponenten, um die Befragung zu automatisieren.

Der neu etablierte Prozess

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Bei der Erstellung des neuen Umfrage-Prozesses haben wir uns die vielfältige Produktpalette von Office 365 zu Nutze gemacht: Forms, SharePoint, Power Automate (ehemals Flow) und Power BI.
Für die initiale Erstellung der Umfrage benötigten wir zunächst ein Formular, in das wir unsere Fragestellungen eintragen konnten. Hierzu griffen wir auf Microsoft Forms zurück, denn das Tool ist intuitiv nutzbar, erfasst sämtliche Rückmeldungen und ermöglicht eine einfache Auswertung der erhaltenen Informationen. Zwar können diese Daten nach Excel exportiert werden, unser Ziel ist es jedoch einen komplett automatisierten Prozess zu etablieren, von der Abfrage bis zur Aufbereitung in einem übersichtlichen Dashboard.
Für den nächsten Prozess-Schritt wählten wir dementsprechend die Speicherung der Umfrageergebnisse in einer zentralen SharePoint Liste. Um die manuelle Pflege dieser Liste zu umgehen und somit Zeit zu sparen, wurde mit Hilfe von Microsoft Power Automate ein Workflow aufgesetzt, welcher die Ergebnisse der Umfrage beim Absenden des Formulars in die SharePoint Liste überträgt.
Zur Visualisierung der Umfrageergebnisse kommt anschließend Microsoft Power BI zum Einsatz. Dieses Tool bietet umfangreiche Möglichkeiten zur übersichtlichen Darstellung der Informationen und ermöglicht sehr aussagekräftige Auswertungen.

Microsoft Forms zur Bereitstellung des Umfrage-Formulars

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Über Forms kann sehr schnell ein Umfrageformular erstellt werden, das den Endanwendern beispielsweise per Link zur Verfügung gestellt werden kann. Die Beantwortung erfolgt anonym und mit Benutzerlogin.
Microsoft Forms bietet verschiedene Fragetypen, mit denen sich unterschiedliche Fragestellungen realisieren lassen. Relevant für unsere Mitarbeiterumfrage sind:
Auswahl: Eine Auswahlfrage bietet eine Mehrfachauswahl zwischen vorgegebenen Antworten (= Multiple Choice Fragen).
Text: Eine Textfrage bietet dem Antwortenden eine Eingabezeile für Textantworten (= offene Fragen).
Bewertung: Bei einer Bewertungsfrage geben die Nutzer eine persönliche Wertung ab (z. B. mit 1-5 Sternen oder 1-10 Punkten).
Bei der Erstellung eines Formulars gibt es zudem noch weitere Möglichkeiten, wie Datumsabfragen (z.B. für gemeinsame Veranstaltungen und Terminabstimmungen im Team) oder auch ein Dateiupload.
Nach der Wahl des passenden Fragetyps kann dann der dazugehörige Frage- und Antworttext eingegeben werden. Optional kann zudem ein thematisch passendes Bild oder Video hochgeladen werden. Um geeignete Antworten auf unsere Mitarbeiterumfrage zu erhalten, haben wir uns für eine Kombination aus offenen Fragen und Bewertungsfragen entschieden.

Erstellung der benötigten SharePoint Liste

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Zur Auswertung der Ergebnisse wird im nächsten Schritt eine Microsoft SharePoint Liste benötigt. Dort werden die Daten dauerhaft gespeichert und es können weitere Spalten hinzugefügt werden (z.B. Durchschnitt einzelner Abschnitte, Quartal), um in späteren Analysen der Umfrageergebnisse bessere Wechselseitigkeit herzustellen.
Für jede Frage wird eine eigene Spalte benötigt, ebenso wie für das Datum und den Beantworter. Weitere Spalten können zum Beispiel für Kommentare der Auswerter genutzt werden. Wir verwenden die Titelspalte, die bei jeder SharePoint Liste automatisch erstellt wird, für den Beantworter bzw. Ersteller des Eintrags. Da unsere Mitarbeiterumfrage anonym erstellt wird, befüllt Forms diese Spalte immer automatisch mit „anonymous“. Ansonsten würde der Account-Name (E-Mail) des Erstellers eingefügt werden.
Ist die SharePoint Liste fertig erstellt, darf an dem Formular in Forms nichts mehr verändert werden. Sind Anpassungen nötig, müssen diese in der SharePoint Liste wie auch im Flow angepasst werden.

Workflow und Datenweitergabe über Power Automate

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Um die gesammelten Umfrageergebnisse automatisiert in die SharePoint Liste zu übertragen, wird ein Workflow durch Microsoft Power Automate (ehemals Flow) benötigt. Die Einrichtung eines solchen Flows geht recht schnell und ist auch von einem „nicht Programmierer“ einfach einzurichten.
Power Automate bietet eine Vielzahl an Vorlagen, darunter auch die benötigte „Formularantworten in SharePoint erfassen“. Ist die entsprechende Vorlage ausgewählt, müssen die Verbindungen konfiguriert werden. Dazu muss zunächst der Account ausgewählt werden, der über die entsprechenden Berechtigungen auf der SharePoint Seite verfügt.
Anschließend werden noch die einzelnen Felder der SharePoint Liste mit den jeweiligen Fragen aus dem Formular gematcht. Nach dem Speichern ist das Formular bereit, um durch für einen ersten Test ausgewählte Nutzer beantwortet zu werden. Die Ergebnisse dieser Tests sollten bereits nach kurzer Zeit in der SharePoint Liste erscheinen.

Power BI zur Visualisierung der Umfrageergebnisse

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Sobald der Zeitraum für die Beantwortung der Mitarbeiterbefragung abgeschlossen ist und somit alle Informationen final in der SharePoint Liste vorliegen, können diese ausgewertet werden. Um die Daten nicht manuell aufbereiten zu müssen, beispielsweise in PowerPoint, nutzen wir für unsere Befragungen Microsoft Power BI zur Visualisierung der Ergebnisse.

Zunächst wird dazu die zuvor erstellte SharePoint Liste in Power BI verknüpft, um so die Daten abrufen zu können. Die importierten Daten können anschließend mit Hilfe verschiedener zur Verfügung stehender Diagramme dargestellt werden, beispielsweise in Form der beliebten Kreis-, Torten- oder Balkendiagramme. Microsoft Power BI ermöglicht eine flexible Anpassung dieser Visualisierungen, zum Beispiel im Bereich der Legende, bei der Farbgebung sowie der Anordnung der einzelnen Diagramme. Über ein einfaches Drag and Drop lassen sich die erstellten Diagramme innerhalb des Dashboards anordnen, wodurch sehr übersichtliche und individuelle Reportings erstellt werden können.

Durch die Visualisierung in Microsoft Power BI lassen sich mögliche Trends oder Entwicklungen frühzeitig erkennen und das Management kann anhand der generierten Reportings entsprechende Maßnahmen einleiten. Im Fall unserer Mitarbeiterbefragung wird an dieser Stelle auf einen Blick sichtbar, wie beispielsweise die aktuelle Stimmung im Unternehmen ist, wie sie sich über die Zeit entwickelt und welche Optimierungspotenziale unsere Mitarbeiter sehen.

Wir wünschen viel Spaß beim Ausprobieren!

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Edouard Streit

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