Task Management mit Microsoft ToDo und Planner
28.04.2020 | Julian Chokoufé | 8 min Lesezeit
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ToDo und Planner – Task Management Software für mehr Produktivität im Alltag

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Projektmanager arbeiten häufig parallel für mehrere Projekte oder Kunden. Da gilt es, möglichst strukturiert vorzugehen und immer einen Überblick über die vielen anfallenden Aufgaben zu behalten. Unterstützung erhalten Projektmanager im Alltag dabei zum Beispiel von den Microsoft Produktivitätstools ToDo und Planner. Wie genau das in der Praxis aussieht, zeigt unser Consultant Julian Chokoufé.

ToDo - Persönlicher und intelligenter Tagesplaner

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Meinen Tag beginne ich meist damit mir einen Überblick über alle offenen Aufgaben zu verschaffen, diese zu verwalten und darauf aufbauend meinen Tagesablauf zu planen. Bereits die Fahrt zur Arbeit in Zug, Bus oder S-Bahn kann ich nutzen, indem ich mir in ToDo über mein Smartphone intuitiv und mit nur wenigen Klicks meinen Tagesplan erstelle. Dazu erhalte ich in der App eine personalisierte Auswahl an Aufgaben, beispielsweise basierend auf dem Fälligkeitsdatum der einzelnen Tasks. Da die Anwendung cloudbasiert ist, habe ich auf die Eingaben auch später Zugriff, wenn ich im Büro bin und an meinem Laptop arbeite.
Damit ich alle anstehenden Aufgaben immer im Blick habe, bietet das Tool verschiedene Funktionen zur Unterstützung an, wie beispielsweise intelligente Listen. So kann ich mir für jedes meiner Projekte sowie für interne Angelegenheiten eine eigene Liste erstellen und die jeweiligen Tasks entsprechend zuordnen.
Doch nicht nur allein für das Erfassen und Bearbeiten von Aufgaben verwende ich die Applikation. Sie eignet sich auch gut, um neue Idee aus einem Brainstorming festzuhalten oder sich auf anstehende Meetings vorzubereiten durch das Notieren offener Punkte. Mit am Wichtigsten ist für mich die intelligente Liste „Geplant“, in der alle Aufgaben nach Fälligkeitsdatum aufgelistet sind, da sie mir eine chronologische Übersicht bietet.
Eine weitere nützliche Funktion sind die gekennzeichneten E-Mails. Dank der Synchronisation mit Outlook bietet Microsoft die Möglichkeit, E-Mails direkt in Outlook zu kennzeichnen und mir diese damit als Aufgabe in die Applikation zu übertragen.
Sobald ich eine meiner Aufgaben erledigt habe, lässt sich diese sehr einfach abschließen und ich erhalte dadurch einen guten Überblick darüber, welche Aufgaben bereits erledigt sind und welchen Aufgaben ich mich noch widmen muss.
Somit ist Microsoft ToDo ein nützliches Tool, um den Fokus auf die geplanten Ziele zu setzen und vor allem auch zu halten. Zudem bietet sich dadurch eine gute Möglichkeit zur Reflexion: Konnte ich alle Aufgaben erledigen, die ich mir vorgenommen hatte?

strukturiertes Task Management mit Planner und ToDo
Die in Microsoft 365 integrierten Task Management Tools ToDo und Planner helfen dabei den Alltag produktiver zu gestalten.

Planner - Gemeinsame Aufgabenverwaltung für das Projektteam

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Durch die Synchronisation zwischen ToDo und dem Microsoft Planner wird auch die gemeinsame Koordination in Projektteams vereinfacht. Um möglichst effizient zusammenzuarbeiten, kann der Planner als agiles Kanban Board und zentraler Anlaufpunkt genutzt und individuell angepasst werden.
Für ein neues Projekt erstellen wir einen neuen Plan in der Anwendung und fügen diesem alle Teammitglieder hinzu. Als Projektmanager organisiere und strukturiere ich das Projekt zunächst durch die Erstellung von sogenannten Buckets. Je nach Projektbedarf lassen sich die Buckets flexibel anpassen und einteilen, beispielsweise nach Projektphasen oder als Workflow-Tafel mit den Kategorien „Backlog“, „In Progress“ und „Done“.
Einzelne Aufgaben werden im Tool als sogenannte Cards angelegt und unter dem entsprechenden Bucket aufgehängt. Per Drag&Drop lassen sie sich im Projektverlauf auch ganz einfach in einen anderen Bucket verschieben. Die Tasks sollten mindestens einem Teammitglied zugewiesen werden, um klare Zuständigkeiten sicherzustellen. Dank der Synchronisation von Microsoft Planner und ToDo bekommen die zugewiesenen Projektmitarbeiter diese Aufgabe automatisiert in ToDo angezeigt. Innerhalb der Cards können weitere Parameter angegeben werden, wie zum Beispiel der aktuelle Status oder das Fälligkeitsdatum, und es lassen sich ebenfalls Dateien, Links oder Bilder anfügen. Die Aufgaben können durch das Hinzufügen von Checklisten zudem noch weiter strukturiert werden. Für mich persönlich stellen diese Checklisten eine zusätzliche Motivation dar, da mit jeder erledigten Unteraufgabe ein weiterer Punkt zur Fertigstellung der Aufgabe abgeschlossen ist.
Das Tool bietet darüber hinaus die Möglichkeit einer grafischen Darstellung des Projekts in Form von Diagrammen. Damit erhält das Projektteam einen schnellen und übersichtlichen Gesamtüberblick auf den Projektstatus. Durch die Schnittstelle zu Microsoft Teams können die Pläne dort auch den jeweiligen Gruppen hinzugefügt werden, um die Zusammenarbeit noch zentraler und effizienter zu gestalten. Um einen bestehenden Plan in Teams zu integrieren, klickt man innerhalb des entsprechenden Kanals auf die Option Registerkarte hinzufügen und wählt anschließend den Planner aus.

Anführungszeichen
Die beiden Task Management Anwendungen ToDo und Planner helfen mir dabei den eigenen Alltag gut zu strukturieren und die Zusammenarbeit im Team effizient zu gestalten.
Julian Chokoufé
Julian Chokoufé

Automatisierung durch Microsoft Power Automate

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Da der Planner Teil der Microsoft 365 Umgebung (ehemals Office 365) ist, gibt es auch eine Anbindung zu Microsoft Power Automate (ehemals Flow). Durch diese Integration lassen sich im Planner einige der Abläufe automatisieren. Beispielsweise lässt sich beim Erstellen oder Schließen einer Aufgabe eine Nachricht in Microsoft Teams absetzen, um zusätzlich darüber zu informieren. Bei Eingang einer E-Mail in ein bestimmtes Postfach oder mit einem bestimmten Betreff lässt sich auch automatisch eine neue Task generieren. Es ist auch möglich in regelmäßigen Abständen eine Zusammenfassung aller Aufgaben in einem bestimmten Bucket zu erstellen. So kann beispielsweise ein Report automatisiert an den Projektleiter geschickt werden, welcher alle Aufgaben aufführt, die das Fälligkeitsdatum überschritten haben.

Fazit

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Mit den beiden Task Management Anwendungen ToDo und Planner liefert Microsoft zwei nützliche Tools, um den eigenen Alltag zu strukturieren und die Zusammenarbeit im Team möglichst effizient zu gestalten. Die Projektmitarbeiter erhalten dank des Planners eine Gesamtübersicht über all ihre offenen Aufgaben und deren Fälligkeitsdatum. Durch die einfache Übertragung der Tasks in den Tagesplan mit ToDo können sie somit ihre verfügbare Zeit optimal einplanen.

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Julian Chokoufé

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