Task Management mit Microsoft ToDo und Planner
14.12.2020 | Julian Chokoufé | 8 min Lesezeit
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Microsoft To Do und Planner – Task Management Software für mehr Produktivität im Alltag

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Projektmanager arbeiten häufig parallel für mehrere Projekte oder Kunden. Da gilt es, möglichst strukturiert vorzugehen und immer einen Überblick über die vielen anfallenden Aufgaben zu behalten. Unterstützung erhalten Projektmanager im Alltag dabei zum Beispiel von Produktivitätstools Microsoft To Do und Microsoft Planner. Wie genau das in der Praxis aussieht, zeigt unser Consultant Julian Chokoufé.

Microsoft To Do – Persönlicher und intelligenter Tagesplaner

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Meinen Tag beginne ich meist damit, mir einen Überblick über alle offenen Aufgaben zu verschaffen, diese zu verwalten und darauf aufbauend meinen Tagesablauf zu planen. Bereits die Fahrt zur Arbeit in Zug, Bus oder S-Bahn kann ich nutzen: Die mobile Variante von Microsoft To Do auf meinem Smartphone lässt mich intuitiv und mit nur wenigen Klicks meinen Tagesplan erstellen. Dazu erhalte ich individuelle Vorschläge an Aufgaben, beispielsweise basierend auf deren Fälligkeitsdatum. Hierbei werden nicht nur Aufgaben berücksichtigt, die ich mir selbst notiert habe, sondern auch jene, die mir über Microsoft Planner aus einem meiner Team Projekte zugewiesen wurden. Da die Anwendung cloudbasiert ist, habe ich auf die getroffene Auswahl auch später Zugriff, wenn ich im Büro bin und an meinem Laptop arbeite.
Damit ich alle anstehenden Aufgaben immer im Blick habe, bietet das Tool verschiedene Funktionen zur Unterstützung an, wie beispielsweise intelligente Listen. So kann ich mir für jedes meiner Projekte sowie für interne Angelegenheiten eine ganz individuelle Liste erstellen und die jeweiligen Tasks entsprechend zuordnen.
Doch nicht nur allein für das Erfassen und Bearbeiten von Aufgaben verwende ich die Applikation. Sie eignet sich auch gut, um neue Idee aus einem Brainstorming festzuhalten oder sich auf anstehende Meetings vorzubereiten durch das Notieren offener Punkte. Mit am Wichtigsten ist für mich die intelligente Liste „Geplant“, in der alle Aufgaben nach Fälligkeitsdatum aufgelistet sind, da sie mir eine chronologische Übersicht bietet, die sowohl meine eigenen Aufgaben als auch die Team Aufgaben enthält, für die ich verantwortlich bin.

Eine weitere nützliche Funktion sind die gekennzeichneten E-Mails. Dank der Synchronisation mit Microsoft Outlook habe ich die Möglichkeit, E-Mails direkt im Posteingang zu kennzeichnen und mir diese automatisch als Follow-Up in To Do anzeigen zu lassen.
Sobald ich eine Aufgabe erledigt habe, lässt sich diese sehr einfach abschließen und ich kann meine bereits erledigten sowie noch offenen Aufgaben übersichtlich verwalten.
Somit ist Microsoft To Do ein nützliches Tool, um den Fokus auf die geplanten Ziele zu setzen und vor allem auch zu halten. Zudem bietet sich dadurch eine gute Möglichkeit zur Reflexion: Konnte ich alle Aufgaben erledigen, die ich mir vorgenommen hatte? Dies hilft bei der Selbstoptimierung und über die Zeit besser einzuschätzen, welches tägliche Arbeitspensum ich mir tatsächlich und realistisch vornehmen kann.

strukturiertes Task Management mit Planner und ToDo
Die in Microsoft 365 integrierten Task Management Tools Microsoft To Do und Microsoft Planner helfen dabei den Alltag produktiver zu gestalten.

Microsoft Planner – Gemeinsame Aufgabenverwaltung für das Projektteam

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Geht es schwerpunktmäßig nicht um eine filigrane Ablaufplanung, sondern eher um die bessere Strukturierung und das Verwalten von Aufgaben im Team, dann ist Microsoft Planner eine agile Alternative im Vergleich zur Komplexität von Microsoft Project. Planner umfasst das Wesentliche, begleitet von signifikanten Vorteilen im täglichen Umgang: Durch die Synchronisation mit Microsoft To Do wird die gemeinsame Koordination in Projektteams stark vereinfacht und deutlich effektiver. Um möglichst effizient zusammenzuarbeiten, kann Microsoft Planner als agiles Kanban Board und zentraler Anlaufpunkt genutzt werden.
Für ein neues Projekt erstellen wir einen oder mehrere neue Pläne als Teil eines bestehenden Teams. Alle Teammitglieder erhalten entsprechend automatischen Zugriff auf die Inhalte. Als Projektmanager organisiere und strukturiere ich das Projekt zunächst durch die Erstellung von sogenannten Buckets: Je nach Bedarf lassen sich diese flexibel und ganz individuell anpassen und einteilen, beispielsweise nach Projektphasen oder als Workflow-Tafel mit den Kategorien „Backlog“, „In Progress“ und „Done“ – den Teambedürfnissen entsprechend angepasst.
Einzelne Aufgaben werden im Tool als Cards angelegt und unter dem entsprechenden Bucket aufgehängt. Per Drag&Drop lassen sie sich im Projektverlauf auch ganz einfach in einen anderen Bucket verschieben. Jeder Task sollte mindestens einem Teammitglied zugewiesen werden, um deutlich zu machen, wer die Erledigung federführend organisiert – ganz gleich ob nun eigenständig oder lediglich koordinierend durch Dritte außerhalb des Unternehmens. Dank dem automatischen Abgleich mit Microsoft To Do bekommen die zugewiesenen Projektmitarbeiter diese Aufgabe unmittelbar als Teil ihrer persönlichen Aufgabenverwaltung angezeigt. Innerhalb der Cards können weitere Parameter angegeben werden, wie zum Beispiel der aktuelle Status oder das Fälligkeitsdatum. Auch lassen sich Dateien, Links oder Bilder anfügen, die zur Erledigung hilfreich sein könnten. Allerdings werden solche Dateien derzeit nicht in SharePoint Online als Teil der Teamablage gespeichert, wodurch davon abhängige Funktionen und Workflows leider nicht anwendbar sind. Die Aufgaben können durch das Hinzufügen von Checklisten zudem noch weiter strukturiert und unterteilt werden. Für mich persönlich stellen diese Checklisten eine zusätzliche Motivation dar: Unteraufgaben einzeln abzuhaken geben ein gutes Gefühl, motivieren für den weiteren Fortschritt und geben auch den Teamkollegen mehr Transparenz durch einen genaueren Eindruck über den Gesamtfortschritt.
Apropos Progress: Das Tool bietet darüber hinaus die Möglichkeit einer grafischen Darstellung des Projekts in Form von vordefinierten Diagrammen. Damit erhält das Projektteam einen schnellen und übersichtlichen Gesamtüberblick auf den Projektstatus. Durch die Schnittstelle zu Microsoft Teams können die Pläne dort auch den jeweiligen Team Channels hinzugefügt werden, um die Zusammenarbeit noch zentraler und effizienter zu gestalten. Um einen bestehenden Plan in Teams zu integrieren, klickt man innerhalb des entsprechenden Kanals auf die Option Registerkarte hinzufügen und wählt anschließend Microsoft Planner aus.

Anführungszeichen
Die beiden Task Management Anwendungen Microsoft To Do und Microsoft Planner helfen mir dabei, den eigenen Alltag gut zu strukturieren und die Zusammenarbeit im Team effizient zu gestalten.
Julian Chokoufé
Julian Chokoufé

Kombinierter Gesamtüberblick über die Aufgaben-App in Microsoft Teams

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Bisweilen war Microsoft Teams darauf beschränkt, dass durch das Hinzufügen von Plänen als Registerkarte in einem Team Channel eine konsolidierte Ansicht aller Teamaufgaben über die integrierte Microsoft Teams Planner-App möglich wurde. Dies erspart einen ständigen Wechsel zwischen Teams und Planner.
Microsoft To Do förderte mit seinen individualisierten Möglichkeiten die Balance zwischen den Aufgaben aus den Projektteams und persönlich notierten Tasks. Die fehlende Option eigene Notizen und Mitschriften klar zu organisieren und innerhalb des Tools den Überblick zu gewährleisten war bislang noch ein Kritikpunkt.
Das Bedürfnis vieler, persönliche Aufgaben zusätzlich in einem eigenen Planner zu erfassen und somit die eigentlich getrennten Use Cases persönlicher Tasks und Teamaufgaben zu vermischen, ist Microsoft entsprechend nachgekommen. Erst rezent wurde die in Teams integrierte Planner-App erweitert und verfolgt nun denselben Ansatz wie die mobile To Do App: Alle Aufgaben aus sämtlichen Quellen werden hier ebenfalls zusammengeführt, so dass das Versprechen von Microsoft Teams als zentraler Hub für die alltägliche Zusammenarbeit ein weiteres Stück vorankommt. Dies macht auch die Umbenennung in „Tasks by Planner und To Do“ deutlich.

Automatisierung durch Microsoft Power Automate

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Da Microsoft Planner Teil der Microsoft 365 Umgebung (ehemals Office 365) ist, gibt es auch eine Anbindung zu Microsoft Power Automate (ehemals Flow). Durch diese Integration lassen sich Abläufe in Planner automatisieren: Beispielsweise lässt sich beim Erstellen oder Schließen einer Aufgabe eine Nachricht in Microsoft Teams absetzen, um Projektmitarbeiter unmittelbar darüber zu informieren. Bei Eingang einer E-Mail in ein bestimmtes Postfach oder mit einem bestimmten Betreff lässt sich auch automatisch ein neuer Task generieren. Es ist ebenfalls möglich in regelmäßigen Abständen eine Zusammenfassung aller Aufgaben in einem bestimmten Bucket zu erstellen. So kann beispielsweise ein Report automatisiert an den Projektleiter geschickt werden, welcher alle Aufgaben aufführt, die das Fälligkeitsdatum überschritten haben.

Fazit

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Mit den beiden Task Management Anwendungen Microsoft To Do und Microsoft Planner liefert Microsoft zwei nützliche Tools, um den eigenen Alltag zu strukturieren und die Zusammenarbeit im Team möglichst effizient zu gestalten. Die Projektmitarbeiter erhalten dank der engen Verzahnung eine Gesamtübersicht über all ihre offenen Aufgaben und deren Fälligkeitsdatum. Durch die einfache Übertragung der Tasks in den Tagesplan mit Microsoft To Do können sie somit ihre verfügbare Zeit optimal einplanen und haben über Microsoft Teams jederzeit mit wenigen Klicks schnellen Zugang.

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Julian Chokoufé

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