Agile Methoden auch im Projektmanagement einsetzen
13.05.2020 | Nina-Mareike Harders | 8 min Lesezeit
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Agile Methoden im Projektmanagement

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Unser Kollege Oliver Seitz hat in seinen letzten 4 Artikeln die agile Softwareentwicklung beschrieben und ist insbesondere auf das SCRUM Framework eingegangen. Wir haben uns mit den agilen Prinzipien und Werten befasst und verstanden, wie SCRUM funktioniert und was in der agilen Entwicklung besonders wichtig ist. Aber kann man agile Methoden auch außerhalb der Softwareentwicklung anwenden? Dieser Fragestellung widmet sich unsere Kollegin Nina-Mareike Harders.

Agile Methoden sind derzeit in aller Munde und ein beliebtes Buzzword stellvertretend für Veränderung und frischen Wind. Bisher kannte man agile Methoden und vor allem SCRUM überwiegend aus der IT, insbesondere der Softwareentwicklung. Mittlerweile schwappt der Trend aber in alle Unternehmensteile über. Aber können nicht-technische Teams überhaupt agile Methoden anwenden? Die kurze Antwort lautet: natürlich! Agile Werte und Prinzipien lassen sich einfach auch auf andere Umgebungen übertragen. Die neuen Methoden können nicht nur in Teams angewendet werden, sondern in ganzen Abteilungen. Zwingt nun aber ein Manager seinem Team irgendeine Methode auf, von der er eben mal etwas gehört hat, geht das schnell nach hinten los. Viele sind noch nicht mit den neuen Arbeitsweisen vertraut, sind skeptisch oder lehnen sie pauschal komplett ab. Daher sollte man nicht wahllos neue Meetings und Post-It Wände einführen, weil ein anderes Team sehr erfolgreich damit arbeitet. Agile Methoden sollten immer einen Mehrwert bringen und das Team unterstützen, statt zusätzliche Arbeit zu schaffen.

Methoden als Mehrwert

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Der Ausgangspunkt für eine neue Methode in einem bestehenden Team ist in der Regel ein Problem, ein Konflikt oder auch Hindernis, das man bewältigen muss. Durch Einsatz agiler Methoden kann das Problem bzw. der Konflikt gelöst und dadurch ein Mehrwert geschaffen werden. Die Grafik zeigt ein klassisches Problem, welches viele aus dem Büroalltag kennen. Es räumt immer dieselbe Person den Geschirrspüler aus, füllt die Kaffeebohnen nach oder bringt Kuchen mit. Ein Dankeschön fällt selten, es mangelt an gegenseitiger Wertschätzung und Anerkennung. Durch die Einführung eines KUDOS Boards (abgeleitet vom griechischen Wort für Ruhm und Ehre) kann jeder seine Dankbarkeit und Wertschätzung anderen gegenüber zum Ausdruck bringen. Jeder Mitarbeiter kann auf die bereitgestellten Post-Its schreiben, wem er dankbar ist, sei es für die Organisation eines Kicker-Turniers oder das Vorantreiben der Unternehmens-Vision. Auch Fotos passen gut auf das KUDOS-Board! Als Resultat steigt die Zufriedenheit und der Zusammenhalt unter den Mitarbeitern bzw. den Teammitgliedern. Es gibt allgemein eine höhere Bereitschaft, kleinere und größere Alltagsaufgaben zu übernehmen.

Agile Methoden im Projektmanagement
Agile Methoden nutzen, um Probleme oder Konflikte zu lösen

Die Erwartungshaltung an agile Methoden klar machen

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Bevor man auf agile Methoden zurückgreift, sollte man sich bewusst machen, was man sich davon eigentlich verspricht. Nur so kann man später messen, ob die Methode wirklich einen Mehrwert gebracht hat oder doch nicht für den Zweck geeignet war.
Dabei hilft es, sich über das angestrebte Ziel klar zu werden und es gemeinsam für das Team oder die Abteilung aufzuschreiben. Sollen alles im Team besser über den Projektfortschritt informiert sein? Soll die Anzahl an E-Mails verringert oder ein besserer Überblick über die offenen und erledigten Aufgaben geschaffen werden? Meist ergibt sich der Zweck schon aus bestehenden Problemen oder Konflikten. So lässt sich auch Kritikern verdeutlichen, warum nun etwas Neues versucht wird. Eine klare Erwartungshaltung hilft aber nicht nur beim Vorbereiten und Aussuchen der richtigen Methode. Nach einigen Wochen der Anwendung ist es viel einfacher nachzuvollziehen, ob die Methode wirklich ihren Zweck erfüllt hat. Jedes Teammitglied kann reflektieren, ob die individuelle Erwartungshaltung erfüllt wurde oder nicht.

SCRUM auch ohne Programmieren

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Es gibt eine Vielzahl an agilen Methoden, die man auch außerhalb von technischen Teams einsetzen kann. Da vielen aber das SCRUM Framework gut bekannt ist, möchte ich im Folgenden darauf eingehen, wie man einzelne Kernelemente von SCRUM in jedem Team einsetzen kann, ganz gleich ob es Software entwickelt, eine neue Software ausrollt oder die Marketingmaßnahmen verantwortet. Wer sein Wissen zu SCRUM auffrischen möchte, kann in diesem Artikel eine Zusammenfassung des Frameworks nachlesen.

 

Daily: Ein tägliches Meeting von maximal 15 Minuten, in dem gemeinsam der Projektstand zusammengefasst wird, ermöglicht jedem Teammitglied denselben Wissensstand. Es brauchen dabei nicht alle im selben Raum sein, ein virtuelles Meeting erfüllt genauso seinen Zweck. Im Daily kann jeder seinen Fortschritt kurz präsentieren, Probleme können gemeinsam besprochen werden und Aufgaben können schnell verschiedenen Teammitgliedern zugeordnet werden. Der Koordinationsaufwand kann so erheblich gesenkt werden. An Stelle von vielen einzelnen Kommunikationswegen zwischen individuellen Personen, kann eine gemeinsame Abstimmung das Team deutlich beschleunigen. Ich habe damit beispielsweise in einem großen Rollout Projekt sehr positive Erfahrungen gemacht. 15 Minuten zu Beginn des Arbeitstages haben später viele Einzeltelefonate, E-Mails und Diskussionen erspart.

 

Sprints: In SCRUM ist der Sinn von Sprints, einen großen Block Arbeit in kleinere Arbeitspakete aufzuteilen, die sukzessive abgearbeitet werden. Dieses Konzept kann man auch auf andere Thematiken anwenden. Wir bei digatus haben zum Beispiel eine interne Initiative zur Erstellung von standardisierten PowerPoint-Vorlagen für wiederkehrende Reports und Darstellungen. Anstelle eines großen Projekts, das sich über viele Wochen streckt und an dessen Ende 20 Vorlagen stehen, haben wir uns die Arbeit in mehrere Iterationen aufgeteilt. Anstatt der Firma nach sechs Monaten zwanzig Vorlagen zu präsentieren, können wir nach je zwei Monaten fünf Vorlagen präsentieren. Die Vorteile sind dieselben wie in SCRUM: wir liefern kontinuierlich Ergebnisse und können unser Vorgehen jederzeit an die Umstände anpassen.

 

Retrospektiven: Ein grundlegendes Konzept von agilen Methoden ist die stetige Reflexion und Optimierung der eigenen Arbeitsweise. Auch ohne SCRUM können Teams oder Abteilungen eine Retrospektive durchführen und analysieren, was gut und was schlecht läuft, welche Gewohnheiten abgelegt werden sollten und welche das Team beibehalten möchte. Retrospektiven können auf verschiedenste Art durchgeführt werden, je nach dem was das Team am besten findet. Ein gutes Beispiel ist die KISS (Keep, Improve, Start, Stop)-Methode. Dabei schreibt zunächst jeder für sich auf Post-Its, welche Handlungsweisen er/sie im Team beibehalten, verstärken, starten oder stoppen möchte. Danach klebt jedes Teammitglied die Post-Its auf eine entsprechend vorbereitete Fläche (z. B. ein Flip Chart oder eine leere Wand). Anschließend werden die Ergebnisse gemeinsam diskutiert und Maßnahmen zur Erfüllung festgelegt. Die eingangs definierte Erwartungshaltung gegenüber einer neuen Methode kann übrigens auch in einer Retrospektive geprüft werden.

Fazit

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Viele Methoden aus der Softwareentwicklung lassen sich auch auf andere Felder adaptieren. Man muss nicht unbedingt Software entwickeln, eine Applikation managen, oder im IT Helpdesk arbeiten, um agile Methoden zu verwenden. Das Feld der agilen Arbeitsweisen umfasst so viele Methoden und Prinzipien, die auch im nicht-technischen Umfeld eingesetzt werden können. Nicht nur Projektteams, sondern auch Abteilungen (wie Marketing, HR oder Sales) können auf agile Arbeitsweisen zurückgreifen. Besonders schnelllebige Umgebungen, in denen häufige Änderungen auftreten, können von agilen Methoden profitieren. Nicht umsonst ist „Embrace Change“ ein zentrales Thema der Agilität. Wichtig ist, die Methode basierend auf dem zu lösenden Problem zu wählen und dem Team nicht etwas aufzuzwingen, weil es gerade im Trend ist. Es geht also vor allem darum, sich ein gemeinsames Ziel zu setzen und versuchen dieses zu erreichen, statt einfach nur eine Methode einzusetzen.

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Nina-Mareike Harders

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